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【ビジネスメール初心者向け】メールで添付ファイルを送付する際のマナー
【この記事の要約】ビジネスメールで添付ファイルを送る際には、いくつかのマナーと注意点があります。まず、メール内で添付ファイルがあることを明示的に記載することが重要です。これは、受信者が添付ファイルを確実に開くための手段であり、ウィルス対策等で添付ファイルを開かない人もいるため、そのような人に対しても添付ファイルの存在を伝えることができます。具体的には、「ファイルを添付しましたので、ご確認をお願いいたします」といった表現を用いると良いでしょう。
また、添付ファイルには情報漏えいのリスクが存在するため、社外秘の情報や顧客の機密情報となりうるファイルには、必ずパスワードを設定することが推奨されています。パスワードは別のメールで送るなど、安全に伝える方法を選ぶことが大切です。
次に、添付するファイルのサイズにも注意が必要です。一般的なマナーとして、ファイルサイズは最大で3MB（できれば2MB程度）に収めるのが良いとされています。それ以上の大きさのファイルを送ると、受信できないケースが増え、ダウンロードに時間がかかることで受信者の印象を悪くする可能性があります。そのため、大きなファイルを送る前には、受信者に確認を取ることが望ましいです。
また、添付ファイルを軽くする方法として、元のファイルを軽くする方法や、ファイル圧縮ソフトを使い、zipやlzhなどでデータを圧縮する方法があります。しかし、どうしても大きなファイルを送らなければならない場合は、ファイルストレージサービスを利用することも一つの手段となります。ただし、外部サービスを使うことになるため、セキュリティ面に注意する必要があります。特に無料版を使用する際は、利用して良いかどうかを自社の情報システム担当の方と送信相手に事前に確認することが重要です。
受信側としては、添付ファイルが開けない、パスワードがわからない、ファイル名が文字化けしているなどの問題が生じることがあります。これらの問題に対しては、基本的には送信者に連絡し、解決策を見つけることが推奨されています。例えば、ファイルが壊れている場合は、メールソフトに簡易修正ツールがある場合は、その手順に従うことで解決できる場合があります。また、パスワードがわからない場合は、送信者のパスワードの掛け方によるため、わからない場合は送信者に直接確認するのが確実です。さらに、MacからWindowsにファイルを送ると、ファイル名が文字化けしていることがあります。ファイル名が文字化けしていても、ファイルを開くと問題なく確認できる場合もあるため、まずはファイルを開封し、内容を確認しましょう。内容も文字化けしている場合は、送信者に「文字化けしていたため、別の手段でファイルを送ってほしい」旨を伝えましょう。
以上のような注意点を守ることで、ビジネスメールの添付ファイルのやり取りをスムーズに行うことができます。添付ファイルの送信は通常のビジネスメール以上の配慮が求められるため、基本のマナーを守り、お互いの時間を取られることなく効率的にコミュニケーションを取ることが重要です。また、添付ファイルを送る際には、ファイルのサイズや内容、受信者の状況などを考慮に入れ、適切な方法を選ぶことが求められます。これらのポイントを押さえて、ビジネスメールでの添付ファイルのやり取りをスムーズに行いましょう。