【キャリコンリンク合同会社】職業・仕事に関する専門的な知識とアドバイス、プロのライティングスキルを活かした記事の作成・修正や改善の提示とアドバイス、企業ブランドと信頼性を高める権威性が必要なら当社にお任せください。
【メールの件名】依頼・返信…確実に開封してもらうための7つのポイント
【この記事の要約】本記事は、ビジネスメールの件名を効果的に書くための7つのポイントと、避けるべき3つのポイントを詳細に解説しています。まず、件名はできるだけ短く、用件を明確に、わかりやすく書くことが重要です。具体的な返信期日がある場合は、それも件名に記載します。これにより、受信者がメールの内容を一目で理解し、適切な対応を取ることができます。
また、挨拶メールやアポイントメールでは、自分の素性を明記することが推奨されています。これは、受信者がメールの送信者とその目的をすぐに理解できるようにするためです。例えば、「引き継ぎのご挨拶（○○商事 田中太郎）」や「○月○日開催の会合について（田中太郎）」などのように、自分の名前や所属を明示することで、受信者に対する信頼を生み出すことができます。
さらに、視認性を上げるために【】などの記号を利用することが提案されています。これにより、メールの一覧からでも内容がすぐに把握でき、受信者が優先度を一目で判断できるようになります。また、複数の用件がある場合はそれらを件名に併記することが推奨されています。これにより、受信者はメールの内容を一覧で確認し、それぞれの用件に対して適切な対応を取ることができます。
そして、返信する際は基本的に「Re:」をつけることが提案されています。これは、メールのやり取りが何についてのものであるかを明確にするためです。ただし、途中で用件が変わった場合は件名を変えるべきです。これにより、後からメールを見返す際に、「何のやり取りをしていたのか」がわかりやすくなります。
一方、避けるべきポイントとして、「緊急」や「大至急」「重要」などの言葉は本当に重要な内容や期日が迫っている内容でない限り使わないことが強調されています。これらの言葉を無闇に使用すると、受信者が次回からメールを見なくなる可能性があり、また、仕事の進行を妨げ、不快な思いをさせる可能性もあります。また、日付があいまいな件名や冗長な文章を避けることも重要です。これらは受信者にとっての優先順位を下げ、また、件名が長すぎると最後の部分が切れてしまい、誰のメールかわからなくなる可能性もあります。
さらに、機種依存文字の利用も避けるべきです。これらの文字は、PC環境によって文字化けする可能性があり、受信者を混乱させる可能性があります。例えば、「＝？UTF－8？B？（読めない文字列）」などの意味不明の文字列が表示されてしまうことがあります。
メールの件名は、相手がメールを開くかどうかを決定する重要な要素であり、相手に伝わりやすい件名を作ることで、ビジネスメールを効果的に使いこなすことができます。これらのポイントを押さえ、相手を尊重し、確実にメールを開封してもらうための工夫をすることが、効果的なコミュニケーションの一部となります。