リクナビNEXTジャーナル（Rikunabi next journal）

【この記事の要約】本記事では、ビジネスシーンにおけるＥメールの基本的なマナーやテクニックについて詳しく解説しています。まず、ビジネスメールのメリットとして、業務効率の向上や記録に残るという点が挙げられています。これは、メールを利用することで、情報の共有や連絡事項の伝達がスムーズに行え、また、後から確認することも可能となるためです。

一方で、デメリットとして、相手がいつ目を通すかわからない、通信環境がないと利用できない、微妙なニュアンスが伝わらないといった点が指摘されています。これらは、メールの特性上、避けられない問題であり、そのため、メールでの対応が適切かどうかを常に考えることが重要となります。

ビジネスメールの基本的な構成としては、宛先、ＣＣ／ＢＣＣ、件名、本文（宛名、書き出し、内容、締め、署名）、添付ファイルがあります。これらは、メールを書く際の基本的なフレームワークとなります。また、ＨＴＭＬメールとは、本文中に画像を入れたり、文字の色や大きさを自由に編集できるメールのことを指します。これにより、視覚的にも情報を伝えることが可能となります。

お客様へメールを送付する際の基本マナーとしては、件名を短く端的にする、敬語に注意する、理解しやすい内容にする、専門用語は使わない、見やすいメールを心がける、添付ファイルの容量に注意する、宛名の順番に気を付ける、送付する時間帯に配慮する、本文が長文の場合はその旨を冒頭に記載する、英語で送付する場合も基本の流れで、などがあります。これらは、相手に対する配慮と、自身の意図を正確に伝えるための重要なポイントとなります。

さらに、メール対応を正確かつ迅速に行うための基本的なメールテクニックとして、引用して返信する、確認したい相手には元のメールを転送する、よく使う言葉は単語登録しておく、署名もあらかじめ登録しておく、などが紹介されています。これらのテクニックは、メール対応の効率化を図るためのもので、日々の業務において大いに役立つでしょう。

最後に、ビジネスメールで気をつけるべきＮＧポイントとして、機種依存文字や絵文字はなるべく利用しない、という点が挙げられています。これらはＰＣ環境によって文字化けが発生する可能性があるため、なるべく使わないようにしましょう。また、ビジネスメールはあくまでビジネスの一環であるため、プロフェッショナルな態度を保つことが求められます。

以上のように、ビジネスメールは業務の効率化を図るための重要なツールであり、その使用方法やマナーを理解し、適切に活用することが求められます。本記事はそのためのガイドラインとなるもので、ビジネスパーソンにとっては必読の内容と言えるでしょう。