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オブザーバーとは？会議における役割、必要な理由をわかりやすく紹介
【この記事の要約】オブザーバーとは、会議や研修などのビジネスシーンで重要な役割を果たすポジションです。オブザーバーは、会議の進行や内容を実りあるものにするために置かれ、議題の内容的側面に意識を向け、話し合いをしている人たちに起こったことを記録したり、必要に応じてフィードバックを提供したりします。オブザーバーの日本語的意味は「立会人」「傍聴人」「観察者」などですが、会議の場では、決定権や議決権を持つ当事者とは異なり、客観的な立場で関わることが求められます。
オブザーバーの役割は、会議を冷静に進めるための客観的な視点を保ち、会議をスムーズに進行させることです。また、全員の意見を公平に聞くオブザーバーがいることで、参加者はオブザーバーの存在を意識しながら発言することとなり、全員が発言しやすい雰囲気を作る役割を果たします。さらに、新入社員や異動者に対して、主要な会議への参加を通じて業務の理解を深めるという教育的側面もあります。
オブザーバーが必要とされる理由は、第三者として客観的な立場から観察をすることで、発言に対する責任感を高め、意見の幅と深みを増やし、生産性の向上とチームでの取り組みに効果を発揮するからです。また、オブザーバーが必要とされる会議の例としては、社内会議、参加人数が多い会議、進捗が滞る会議、配付物の内容を確認しながら進める会議などがあります。
オブザーバーとアドバイザーの違いは、オブザーバーが決定権や議決権を持たず、客観的な立場から会議を観察するのに対し、アドバイザーは自身の経験や専門的な知識をベースに、主観的な意見を述べることができる立場であるところにあります。アドバイザーは積極的な意見や助言が求められ、的確なアドバイスを参加者に対してすることが役割となります。アドバイザーには外部コンサルタントが選ばれることが多く、信頼できる専門知識が豊富であるかどうかが選任される重要な基準の一つです。
最後に、オブザーバーが心がけるべきこととして、第三者的な立場で会議に出席し、基本的に意見や提案をしないことが挙げられます。会議の進行をスムーズに展開するにはどうしたらよいか、どのようにふるまえばよいのかがわからない場合には、事前に会議の主催者やすでにオブザーバーを経験している人などに聞いておくとよいでしょう。また、開催される会議でオブザーバーが必要とされる意図や目的を事前に把握することで、目的意識も持ちながら役割が果たせるように心がけることが重要です。